Com organitzar un congrés pas a pas?
Si has pensat a realitzar un congrés, és important que tinguis en compte una sèrie d’elements. Per això, avui volem donar-te una sèrie de consells o recomanacions perquè pots realitzar un esdeveniment d’èxit i que cadascun dels participants gaudeixi d’una gran experiència des del principi fins al final.
En primer lloc, has de saber el tipus de congrés que vols realitzar. Normalment, un acte d’aquestes característiques es desenvolupa gràcies a la participació de diversos ponents que debateixen i exposen sobre un determinat tema. És important, començar l’organització del congrés amb la suficient antelació per tancar i contractar cadascun dels elements necessaris. Cuida la posada en escena, buscar auditoris o salons de gran grandària garantint així una logística excel·lent. Els passos a seguir seran els següents.
- Escull bé la data i el lloc. És fonamental que planifiquis amb temps i valors el mes i dia adequat per al desenvolupament de l’acte. Visita diversos escenaris i reserva el lloc que més es adeqüi al teu objectiu.
- Contracta a diversos ponents o oradors professionals i amb experiència per transmetre els seus coneixements i aportar aquest plus de valor a l’esdeveniment.
- Cuida el mobiliari i els elements tècnics. Planifica amb suficient antelació el nombre d’assistents, les cadires adequades, taules, faristols, escenari…I és bàsic comptar amb els equips audiovisuals necessaris. Lloga la il·luminació, el so, altaveus, micròfons, edició…
- Compte si és possible amb patrocinadors i intenta crear aliances amb sponsors que afavoreixin l’èxit de l’esdeveniment.
- Contracta un servei de càtering. Pensa en els breaks i compta amb taules de cafè i aperitius que facin que el congrés sigui més amè.
- Desenvolupar el programa de continguts.
- Ven entrades anticipades de forma online amb descomptes i promocions i envia invitacions a determinats assistents.
- Planifica els actes de presentació del congrés davant la premsa i promociona-ho a les xarxes socials, blogs…
- Crea un espai d’interacció i networking en acabar el congrés.
- Lliura obsequis i detalls per als participants.
Aquests són algunes de les recomanacions que hauries de seguir per organitzar un congrés passo a pas. No ho dubtis i compta amb Stereo Rent per organitzar un congrés de categoria. Nosaltres t’ajudem a desenvolupar cadascuna dels passos necessaris perquè el teu esdeveniment aconsegueixi l‘èxit desitjat. El millor servei amb la millor qualitat i aconseguint excel·lents resultats.